Juknis Pengawas Tes Online

Juknis Pengawas Tes Online

Juknis Pengawas Tes Online (WEPT & IMKA)

Pusat Pengembangan Bahasa (PPB), UIN Walisongo Semarang

Dokumen ini menjadi panduan bagi pengawas dalam mempersiapkan, memantau, dan menindaklanjuti pelaksanaan Tes WEPT dan IMKA secara online melalui satu hall Zoom Meeting.

1. Registrasi Akun Peserta (H-2 Sebelum Tes)

Pengawas wajib meregister akun peserta di e-learning PPB paling lambat 2 hari sebelum pelaksanaan tes, dengan ketentuan:

  • Username: NIK (untuk umum/alumni) atau NIM (untuk mahasiswa) peserta yang bersangkutan.
  • Password: walisongo

Pastikan seluruh akun peserta sudah berhasil diregister dan dapat login sebelum hari H, agar tidak ada kendala akses saat tes berlangsung.

2. Tes Simulasi (H-1 Sebelum Tes)

  • Peserta wajib mengikuti tes simulasi pada 1 hari sebelum pelaksanaan tes online.
  • Batas waktu mengikuti tes simulasi adalah 1 jam sebelum pelaksanaan tes online dimulai.
  • Pengawas memastikan seluruh peserta sudah menyelesaikan tes simulasi dalam rentang waktu tersebut, sebagai bagian dari pengecekan kesiapan akun, koneksi, dan perangkat sebelum tes sesungguhnya.

3. Persiapan Sebelum Tes

a. Persiapan Teknis Pengawas

  • Login sebagai host/co-host di Zoom Meeting.
  • Login ke e-learning PPB (https://elearningppb.walisongo.ac.id) menggunakan akun pengawas.
  • Pastikan koneksi internet stabil.

b. Persiapan Dokumentasi

  • Daftar peserta lengkap dengan username e-learning.
  • Form pelanggaran/suspend peserta.
  • Kontak admin PPB untuk koordinasi.

4. Briefing Peserta (15 Menit Sebelum Tes)

a. Verifikasi Kehadiran

  • Cek kehadiran peserta di Zoom Meeting.
  • Pastikan peserta menggunakan nama sesuai daftar.
  • Catat peserta yang tidak hadir.

b. Instruksi Awal

  • Sampaikan aturan wajib kamera aktif sepanjang tes.
  • Jelaskan konsekuensi pelanggaran (diskualifikasi/suspend).
  • Ingatkan posisi HP dengan tripod (mengarah ke layar laptop dan tubuh peserta).
  • Konfirmasi peserta sudah siap dengan Safe Exam Browser (SEB).

5. Monitoring dan Penegakan Aturan (Enforcement)

a. Status Kamera yang Dipantau

Kondisi Kamera Zoom (HP) Status
Aktif, menunjukkan tubuh peserta & layar laptop ✅ Sesuai aturan
Mati / posisi tidak sesuai ⚠️ Peringatan pertama
Tetap mati setelah peringatan ❌ Tindakan suspend

Webcam laptop dipantau melalui laporan peserta yang mengalami kendala teknis, dikoordinasikan dengan admin e-learning.

b. Prosedur Peringatan Pertama

  1. Kirim pesan pribadi via chat Zoom:

    “PERINGATAN: Segera aktifkan kamera Anda. Kamera yang mati akan mengakibatkan diskualifikasi.”

  2. Beri waktu 1 menit untuk perbaikan.
  3. Catat waktu peringatan dan nama peserta.

c. Kondisi yang Memicu Suspend

  • Kamera Zoom tetap mati setelah peringatan.
  • Peserta tidak bergabung ke Zoom Meeting sama sekali.
  • Peserta meninggalkan Zoom Meeting tanpa izin.
  • Webcam laptop ditutup/dimatikan.

d. Prosedur Suspend

  1. Screenshot bukti pelanggaran.
  2. Catat waktu, nama peserta, dan jenis pelanggaran.
  3. Suspend akun peserta di e-learning PPB segera.
  4. Kirim notifikasi diskualifikasi kepada peserta.
  5. Laporkan ke admin PPB.

6. Langkah Teknis Suspend Akun di E-Learning PPB

  1. Login ke course tes online di e-learning PPB.
  2. Masuk ke daftar peserta (Participants).
  3. Cari nama peserta yang melanggar.
  4. Klik menu aksi → Suspend atau Remove from course.
  5. Konfirmasi tindakan suspend.
  6. Catat waktu suspend dalam log.

Data yang harus dicatat untuk dokumentasi suspend:

  • Nama lengkap peserta
  • Username e-learning
  • Waktu dan tanggal pelanggaran
  • Jenis pelanggaran spesifik
  • Bukti screenshot (jika ada)
  • Waktu tindakan suspend

Laporan ke Admin PPB:

  • Dikirim maksimal 1 jam setelah kejadian.
  • Sertakan dokumentasi lengkap.
  • CC kepada koordinator tes.

7. Komunikasi dan Koordinasi

a. Komunikasi dengan Peserta

  • Gunakan bahasa tegas namun sopan, jelas, dan tidak ambigu.
  • Selalu merujuk pada aturan yang telah ditetapkan.

Template pesan:

  • Peringatan: “Segera perbaiki [masalah]. Pelanggaran akan mengakibatkan diskualifikasi.”
  • Diskualifikasi: “Anda telah didiskualifikasi karena [alasan]. Akun Anda telah disuspend.”

b. Koordinasi dengan Tim

  • Dengan Admin PPB: laporkan masalah teknis yang tidak dapat diatasi, konfirmasi tindakan suspend, minta bantuan untuk peserta bermasalah.
  • Antar Pengawas: share informasi peserta bermasalah, diskusi kendala teknis bersama.

8. Penanganan Masalah Teknis

Masalah Solusi
Peserta tidak bisa login e-learning Cek kembali data registrasi (NIK/NIM & password); reset akun jika perlu
Peserta belum mengikuti tes simulasi Ingatkan batas waktu (H-1 sampai 1 jam sebelum tes); eskalasi ke admin PPB jika mendekati batas waktu
Kamera tidak berfungsi Minta peserta cek setting privacy; restart aplikasi Zoom; jika tetap bermasalah → suspend
Koneksi internet tidak stabil Pantau secara ketat; jika sering disconnect → suspend

Eskalasi ke Admin PPB, jika:

  • Masalah teknis e-learning tidak bisa diatasi.
  • Peserta mengklaim ada kesalahan sistem.
  • Situasi darurat yang membutuhkan keputusan cepat.

9. Checklist Pengawas

H-2 Sebelum Tes

  • [ ] Semua akun peserta sudah diregister (username NIK/NIM, password walisongo)
  • [ ] Akun peserta sudah dicek bisa login

H-1 Sebelum Tes

  • [ ] Seluruh peserta sudah mengikuti tes simulasi (batas akhir: 1 jam sebelum tes online)

Sebelum Tes Dimulai

  • [ ] Login semua platform berhasil
  • [ ] Daftar peserta siap
  • [ ] Form dokumentasi siap

Selama Tes Berlangsung

  • [ ] Monitor kondisi kamera seluruh peserta di hall Zoom Meeting
  • [ ] Catat semua pelanggaran dengan timestamp
  • [ ] Suspend peserta yang melanggar sesuai prosedur
  • [ ] Dokumentasi screenshot untuk bukti

Setelah Tes Selesai

  • [ ] Compile laporan lengkap pelanggaran
  • [ ] Submit laporan ke admin PPB
  • [ ] Backup dokumentasi dan screenshot
  • [ ] Konfirmasi semua tindakan suspend tercatat

10. Kontak Darurat

Helpdesk PPB: WhatsApp 0882-0070-17700